Die Bearbeitung der ZR-Listen innerhalb des Warenwirtschaftssystems war bereits Bestandteil unserer Vorgängerlösung MÖBEL MANAGER. Es lag seinerzeit auf der Hand, diese Programme auch wieder in MÖBELPILOT einfließen zu lassen.
Im Laufe der Jahre entwickelten wir daneben eine online basierte Version für die übrigen ZR-Teilnehmer. Diese Lösung enthält Programmteile, wie beispielsweise die Dispoliste, die in der MÖBELPILOT-Lösung bisher nicht enthalten war.
In 2019 hat Bewidata den Dienstleistungsbereich ZR-Online noch einmal bedeutend erweitert. Werden die Lieferanten-Rechnungen bis heute den MÖBELPILOT-Anwendern nur im 14-tägigen Rhythmus im Rahmen einer Sammelmeldung (B-Liste) zur Prüfung vorgelegt, so können die ZR-Online-Nutzer bereits täglich über die neuen Rechnungen verfügen und diese auch sofort bearbeiten.
Auf Wunsch und nach Anpassung des ZR-Vertrages empfängt Bewidata sogar die Original-Rechnungen und archiviert diese revisionssicher im Bewidata-Datentresor.
Diesen und darüber hinausgehenden Komfort haben wir nun mit der Version 7.5 auch in MÖBELPILOT implementiert. Das Highlight ist hierbei sicherlich, die von uns neu entwickelte Zuordnung der Rechnungen auf die MÖBELPILOT-Auftragspositionen. Wie bereits in der Release-Beschreibung angekündigt hat die Erfahrung mit unseren Probanden gezeigt, dass man bereits heute mit einer Trefferquote von ca. 60% rechnen kann. D.h., es werden 100% der übermittelten Rechnungen in MÖBELPILOT eingelesen und davon müssen zurzeit nur noch ca. 40% von der Sachbearbeitung nachbearbeitet werden.
Hierdurch wird gewährleistet, dass die nach wie vor zu den bekannten Terminen elektronisch übermittelten B- und F-Listen in der Regel ohne weitere manuelle Bearbeitung von MÖBELPILOT verarbeitet werden können.
Wie hole ich die Rechnungen (Posten) bei der Zentralregulierung ab?
Wurden die neuen, bei der Zentralregulierung erfassten Rechnungen bisher nur im 14tägigen Rhythmus im Rahmen einer B-Liste zur Bearbeitung übermittelt, so besteht heute die Möglichkeit diese Rechnungen täglich abzurufen und so die Bearbeitungszeit zu verlängern.
Methode 1: Wie bearbeite ich einzelne übernommene Rechnungen (Posten)?
Wir beschreiben eine in der Praxis angewandte Methode der Rechnungsübernahme und -bearbeitung.
Wir beschreiben eine weitere, in der Praxis angewandte Methode der ZR-Listenbearbeitung. Der beschriebene Organisationsablauf orientiert sich hierbei an der vorgesehenen Programmlogik.
Wie bearbeite ich automatisch angelegte Rechnungen ohne Zuordnung auf Auftragspositionen?
Posten, die sich nicht durch die neue Programmlogik bearbeiten lassen, müssen nach wie vor manuell gepflegt werden. In diesem Kursteil beschreiben wir Ihnen, wie man mit diesen Posten umgeht.
Welche Vorteile bietet mir die neue Lösung, wenn ich Rechnungen manuell einpflegen will?
Wie bereits in den vorausgehenden Kursen beschrieben, liegt der Vorteil der neuen Programmlogik unter anderem darin, dass der Erfassungs- und Bearbeitungsaufwand für den Anwender minimert wird. Wir empfehlen daher, die eigene Ablauforganisation zu überdenken , um die neuen Lösungen nutzen zu können. Anwender, die nach wie vor die Eingangsrechnungen manuell einpflegen wollen, können jedoch zumindest ein wenig von der Neuentwicklung profitieren. In welchem Umfang, beschreiben wir in diesem Kurs.
Wie bereits an anderer Stelle erwähnt, ersetzen die neuen Programmlösungen nicht das bekannte B- und F-Listen-Verfahren. Vielmehr wollen wir Ihnen mit diesen zusätzlichen Möglichkeiten, mehr Transparenz und Flexibilität zur Bearbeitung der ZR-Rechnungen einräumen. Das bedeutet aber auch, dass sich am ursprünglichen ZR-Verfahren insoweit nichts ändert. Sie erhalten weiterhin im festgelegten Zeitrhythmus die B- und F-Listen. Wie diese dann zu behandeln sind, erläutern wir Ihnen in den nachfolgenden Kursen.
Ich arbeite nach der neuen Ablauforganisation. Wie bearbeite ich jetzt die empfangene B-Liste?
Nachdem die B-Liste mit Hilfe des Formulars "e-Mails" abgerufen wurde, muss sie idealerweise nur noch punktuell bearbeitet werden. Dies wird durch den neuen Komfort des täglichen Posten-Abrufs ermöglicht. Daher beschreiben wir im Kurs zunächst diesen organisatorischen Ablauf.
Ich möchte meine bisherige Ablauforganisation beibehalten, geht das?
Die Vorteile des täglichen Rechnungsabrufs und der programmunterstützten Rechnungsanlage sind sicherlich nicht von der Hand zu weisen. Trotzdem wird es Anwender geben, die nach wie vor am bisherigen Verfahren festhalten wollen. Die Umsetzung beschreiben wir Ihnen in diesem Kurs.
Grundsätzlich gilt, das Senden der B-Liste und das Senden der Gutschriften bzw. Belastungen erfolgt getrennt voneinander. In diesem Kurs beschreiben wir Ihnen das B-Listen-Verfahren.
Wie erstelle ich eine Rechnungskorrektur auf eine bereits bestätigte und bezahlte Rechnung?
Wie erfasse ich eine nicht zugeordnete Rechnungskorrektur oder Selbstbelastung?
Wie rufe ich die F-Liste ab und wie übergebe ich die Daten an die FiBu-Schnittstelle?
Zu im Vorfeld festgelegten Terminen, in der Regel zum 12. und 27. eines Monats (zwischen 14.00 und 15.00 Uhr), werden alle bestätigten Rechnungen, die zudem auch fällig sind, in der Fälligkeitsliste zusammengestellt und für das jeweilige Möbelhaus bereitgestellt. Anwender, die das in MÖBELPILOT integrierte Verfahren zur ZR-Listenbearbeitung nutzen, können die F-Liste auf gleichem Wege wie die B-Liste bei der Zentralregulierung abrufen. Nachdem die Liste in das eigene System übernommen wurde, kann sie dort am Bildschirm angezeigt, ausgedruckt und bei angeschlossener FiBu an diese zur Weiterverarbeitung übertragen werden.